Hinweis: Anforderungen an elektronische Rechnungen koennen sich aendern. Pruefen Sie konkrete Pflichten mit Ihrer Kanzlei.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Die Rechnung sieht fuer Menschen wie ein normales PDF aus, enthaelt aber zusaetzlich strukturierte XML-Daten, die Software automatisch lesen kann.
Was ZUGFeRD praktisch bedeutet
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht typischerweise aus einem PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF ist fuer Menschen lesbar. Die XML-Datei enthaelt strukturierte Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Kunde, Positionen, Steuerbetraege und Gesamtsummen.
Warum ein normales Shopify-PDF nicht reicht
Viele Shopify-Setups erzeugen einfache PDF-Rechnungen. Diese koennen optisch korrekt aussehen, enthalten aber keine maschinenlesbare Rechnungsstruktur. Fuer ZUGFeRD muessen die Daten im XML formal stimmen.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- vollstaendige Anbieter- und Kundendaten
- Netto-, Steuer- und Bruttobetraege
- Steuersaetze und Steuerkategorien
- Positionsdaten und Gesamtbetragslogik
Der richtige Workflow aus Shopify heraus
- Shopify-Bestellung wird abgeschlossen.
- Die App liest Bestell-, Kunden-, Steuer- und Positionsdaten.
- Eine Rechnungsnummer wird aus einem definierten Nummernkreis vergeben.
- PDF und XML werden aus demselben Rechnungsdatensatz erzeugt.
- Die Rechnung wird gespeichert und kann bereitgestellt werden.
- Der DATEV-Export nutzt dieselbe Rechnungslogik.
Wichtige Stolperfallen
Der haeufigste Fehler ist, ZUGFeRD als reines PDF-Problem zu betrachten. In Wirklichkeit ist es ein Datenproblem. Wenn Adressen, Steuerfaelle oder Rabatte in Shopify uneinheitlich sind, muss die Rechnungslogik damit umgehen koennen.
ZUGFeRD direkt aus Shopify
HermitTaxDE verbindet Shopify-Bestellungen mit Rechnungsdatensaetzen, ZUGFeRD-nahen PDF/XML-Workflows und DATEV-Exporten fuer deutsche Haendler.